Regulament privind organizarea şi funcţionarea Fondului pentru Tineri Ialoveni

I. DISPOZIŢII GENERALE

Articolul 1. Baza legală a funcţionării Fondului pentru Tineri Ialoveni
1. Fondul pentru Tineri Ialoveni (în continuare – Fondul) este un grup de tineri, selectaţi prin concurs şi instruiţi, cunoscuţi ca şi “cei mai tineri bancheri din Ialoveni”, care prin activităţile sale au menirea de a constitui, promova şi administra transparent mijloace financiare special destinate finanţării proiectelor iniţiate şi implementate de către tineri pentru dezvoltarea comunităţilor locale din raionul Ialoveni.
2. Fondul este organizat şi funcţionează independent în cadrul Asociaţiei Obşteşti “Eco-Răzeni” (organizaţie umbrelă), scopul căruia este altul decît obţinerea de venit, este apolitic şi are rol de încurajare a participării tinerilor şi a voluntariatului în dezvoltarea comunităţilor locale din raionul Ialoveni.
3. Fondul îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu Declaraţia universală a drepturilor omului, Convenţia ONU cu privire la drepturile copilului, Carta Europeană cu privire la participarea tinerilor la viaţa comunităţilor locale şi regionale, Constituţia Republicii Moldova, Legea cu privire la drepturile copilului, Legea cu privire la tineret, alte acte legislative în vigoare, Hotărîrile Guvernului, în special Strategia pentru tineret, deciziile autorităţilor publice centrale şi locale, precum şi cu prezentul Regulament.

Articolul 2. Principiile de activitate ale Fondului
1. Fondul îşi organizează activitatea în baza următoarelor principii:
a) independenţă – dreptul şi capacitatea Fondului de a-şi organiza activitatea în condiţii care exclud orice presiune asupra acestuia, fără careva imixtiuni din partea autorităţilor şi adulţilor;
b) transparenţă – toate activităţile Fondului sînt aduse la cunoştinţă tinerilor din raion;
c) nediscriminare – Fondul implică tineri, fără nici o discriminare, indiferent de rasa, culoarea, sexul, limba, religia, opinia publică sau altă opinie a copilului sau a părinţilor, a reprezentanţilor săi legali, de originea lor naţională, etnică sau socială, de situaţia lor materială, de incapacitatea lor, de naşterea lor sau de altă situaţie.
d) încurajarea participării tinerilor – Fondul încurajează activităţi ale tinerilor desfăşurate pe bază de voluntariat;
e) dezvoltarea parteneriatelor – activităţile Fondului se realizează în colaborare şi/sau parteneriat cu autorităţile publice locale şi alţi actori sociali din comunităţile raionului şi din afara lui.

Articolul 3. Obiectivele Fondului
1. Activitatea Fondului este orientată în vederea atingerii următoarelor obiective:
a) încurajarea comportamentului filantropic în rîndul actorilor sociali din localităţile raionului, pentru mobilizarea şi distribuirea de resurse necesare finanţării iniţiativelor şi proiectelor tinerilor;
b) susţinerea şi promovarea iniţiativelor şi proiectelor tinerilor în comunităţile raionului;
c) oferirea posibilităţii tinerilor de a învăţa practica cetăţeniei democratice, a exprimării, comunicării, dialogului, negocierii, luării deciziei şi evaluării, precum şi dezvoltarea abilităţilor de lider, de a deveni cetăţeni activi;
d) încurajarea participării tinerilor la identificarea şi rezolvarea problemelor raionului;
e) promovarea oportunităţilor egale între semenii lor şi excluderea oricăror forme de discriminare.

II. STRUCTURA, ATRIBUŢIILE ŞI ACTIVITATEA FONDULUI

Articolul 4. Structura Fondului
1. Fondul este organizat în Comisii pe domenii de activitate.
2. Comisiile pe domenii de activitate ale Fondului sînt în număr de 4 şi anume:
a. Comisia pentru fundraising şi evidenţa fondurilor;
b. Comisia pentru organizarea evenimentelor speciale;
c. Comisia pentru realizarea Programului de granturi mici;
d. Comisia pentru mediatizare şi relaţii cu publicul;
3. Fiecare comisie are în componenţa sa un preşedinte şi un anumit număr de membri.
4. Fiecare comisie are atribuţii specifice printre care:
a. Comisia pentru fundraising şi evidenţa fondurilor:
– întocmirea listei posibililor sponsori/donatori (cu adrese, numere de telefon, fax, e-mail);
– contactarea şi stabilirea întîlnirilor cu potenţialii sponsori/donatori;
– elaborarea proiectelor de documente: act de donaţie, scrisoare de sponsorizare, scrisoare de mulţumire;
– întocmirea rapoartelor financiare.
b. Comisia pentru organizarea evenimentelor speciale:
– organizarea de spectacole, mese rotunde, concursuri tematice, programe artistice, etc;
– organizarea de excursii, vizite la muzee, vizionări de spectacole (muzicale, de film, teatru), etc.
c. Comisia pentru realizarea Programului de granturi mici;
– elaborarea proiectelor de documente pentru Programul de granturi mici: ghidul solicitantului de finanţare, formular de aplicare, fişe de evaluare a aplicaţiilor, contract de grant, raport narativ şi financiar;
– întocmirea calendarului desfăşurării Programului de granturi mici;
– coordonarea procesului de primire, evaluare şi selectare a aplicaţiilor;
– organizarea atelierelor de instruire pentru grupurile de iniţiativă;
– monitorizarea implementării proiectelor;
– colectarea rapoartelor narative şi financiare.
d. Comisia pentru mediatizare şi relaţii cu publicul:
– popularizarea activităţilor Fondului în localităţile raionului, pentru atragerea unui număr cît mai mare de beneficiari, parteneri şi sponsori/donatori;
– elaborarea de broşuri, pliante şi altor materiale de prezentare şi promovare a Fondului;
– identificarea posibililor parteneri din mass-media locală şi naţională;
– elaborarea de articole pentru presa locală privind principalele activităţi;
– stabilirea şi dezvoltarea relaţiilor cu: autorităţile locale, instituţiile de învăţămînt, beneficiarii, mass-media, donatorii/sponsorii, alte instituţii similare din ţară şi străinătate, etc.
– menţinerea paginii web a Fondului.

Articolul 5. Atribuţiile Fondului
1. Fondul are următoarele atribuţii principale:
– finanţarea proiectelor iniţiate şi implementate de către tineri;
– colectarea mijloacelor financiare (fundraising);
– identificarea intereselor, necesităţilor şi problemelor tinerilor din raion;
– aprobarea Regulamentului de organizare şi  funcţionare a Fondului;
– aprobarea Planurilor de acţiuni anuale şi sezoniere;
– aprobarea calendarului desfăşurării Programului de granturi mici pentru tineri;
– aprobarea documentaţiei necesare desfăşurării Programului de granturi mici pentru tineri;
– administrarea patrimoniului Fondului;
– stabilirea relaţiilor de colaborare cu alte Fonduri similare din ţară şi străinătate, alte organizaţii şi instituţii de tineret, pentru desfăşurarea unor activităţi de interes comun sau schimbul de bune practici.

Articolul 6. Activitatea Fondului
1. Ca model de activitate a Fondului se remarcă: şedinţele comisiilor, şedinţele în plen (în persoană sau online) de iniţiere şi discuţie a activităţilor, etc. precum şi activitatea destinată publicului larg (finanţarea proiectelor, evenimente speciale, activităţi de promovare a imaginii) şi fundraising.
2. Fondul îşi organizează activitatea în baza Planurilor de activitate (anuale şi sezoniere)
3. Planul anual de activitate trebuie să prevadă: obiective, activităţi, perioada, resursele financiare, responsabili, beneficiari, parteneri, rezultate aşteptate, acesta se aprobă în cadrul unui atelier de lucru.
4. Planurile sezoniere de activitate sunt prezentate de fiecare comisie în parte, ele sunt exacte cu indicări de date de timp, date statistice şi modul concret de organizare a activităţilor.
5. Totalitatea planurilor sezoniere ale comisiilor alcătuieşte planul sezonier de activitate al Fondului.

Articolul 7.  Evaluarea activităţii Fondului
1. Fondul prezintă anual raport de activitate autorităţilor publice locale, partenerilor, donatorilor.
2. Activităţile efectuate de către Fond pot fi evaluate de către membri (autoevaluare), beneficiari, donatori şi experţi externi.
3. Rezultatele evaluărilor sunt accesibile pentru toţi tinerii din raion.

III. MEMBRII FONDULUI

Articolul 8. Statutul de membru
1. Fondul este format din 13 membri.
2. Poate deveni membru al Fondului orice tînăr cu vîrsta cuprinsă între 16 şi 30 de ani,  care domiciliază pe teritoriul raionului Ialoveni, indiferent de naţionalitate, sex, rasă, apartenenţă socială sau religioasă.
3. Mandatul de membru este valabil timp de 2 ani.
4. Membrii noi se selectează anual în baza unui concurs public organizat de către o Comisie specială formată din reprezentanţi ai autorităţilor publice, sectorului asociativ, mass-media, agenţilor economici, instituţiilor de învăţămînt şi tineri activi. Comisia specială este în drept să reducă numărul de membri pînă la 9 sau 7.

Articolul 9. Drepturile şi responsabilităţile membrilor Fondului
1. Membrii Fondului au dreptul:
– la libera opinie şi la libera exprimare a acesteia;
– să aleagă şi să fie ales în structurile Fondului;
– de a fi informat despre activitatea Fondului;
– să înainteze propuneri şi idei de activităţi privind organizarea şi funcţionarea Fondului;
– să renunţe la calitatea de membru al Fondului.
2. Membrii Fondului îşi asumă următoarele responsabilităţi:
– angajament de a activa în cadrul Fondului pe toată perioada mandatului (cu excepţia cazurilor în care persoana atinge vîrsta de 30  ani pînă la sfîrşitul mandatului);
– de a fi prezent şi a participa activ la toate şedinţele Fondului;
– de a aborda problemele şi necesităţile tineretului din raion şi de a depune eforturi pentru a colecta mijloace financiare necesare soluţionării acestora;
– de a veni cu iniţiative, analize şi recomandări (după necesitate) în cadrul activităţii comisiilor Fondului;
– de a demonstra voinţă pentru a produce schimbări;
– de a conlucra fructuos cu membrii Fondului şi alte persoane interesate în activităţi comune;
– de a implica alţi tineri în activităţile Fondului.

Articolul 10. Încetarea calităţii de membru
1. Mandatul de membru încetează înainte de termen în următoarele cazuri: demitere (art. 12, lit. c); schimbare a domiciliului în alt raion sau ţară; renunţare din proprie iniţiativă cu informarea prealabilă în scris a celorlalţi membri.
2. Locul vacant de membru poate fi ocupat astfel:
– prin investirea în funcţia de membru a următorului candidat de pe lista de aşteptare doar în cazul care pe parcursul unui an numărul membrilor devine mai mic decît 9;
– prin organizarea concursului anual de selectare a membrilor noi.

Articolul 11. Recompensarea membrilor
1. Pentru reuşite deosebite în activitatea de membru, Fondul poate decide acordarea următoarelor recompense:
a. Felicitarea membrului în faţa Fondului;
b. Înştiinţarea, în scris, a instituţiilor publice din localitatea pe care o reprezintă;
c. Felicitarea membrului în faţa Consiliului raional;
d. Acordarea Diplomei de Onoare a Fondului;
e. Alegerea preferenţială a membrului în cauză pentru a reprezenta Fondul la reuniunile organizate de partenerii Fondului, în ţară sau străinătate sau alte proiecte naţionale şi internaţionale.

Articolul 12. Sistemul de sancţiuni
1. Sancţiunile se aplică în următoarele condiţii:
a. Sustragerea sistematică de la îndeplinirea atribuţiilor;
b. Desfăşurarea, în mod voit, a unor fapte care dezavantajează Fondul şi imaginea publică a acestuia;
c. Absenţe nemotivate repetate.
2. În aplicarea sancţiunilor, se va ţine seama de gravitatea abaterilor, frecvenţa acestora şi de condiţiile producerii lor. Potrivit acestor criterii, Fondul poate aplica următoarele sancţiuni:
a. Avertisment;
b. Retragerea temporară a unor atribuţii în cadrul Fondului;
c. Demiterea membrului indezirabil (pentru că nu corespunde calităţii de membru). În cazul în care demiterea se face în baza absenţelor nemotivate, numărul acestora trebuie să fie de 3 – la şedinţele în plen, sau de 5 – la şedinţele de comisie.

IV. ŞEDINŢELE FONDULUI

Articolul 13. Desfăşurarea şedintelor Fondului
1. Fondul lucrează în plen (la care participă toţi membrii Fondului) şi în Comisii pe domenii de activitate.

Articolul 14. Şedinţele în plen
1. Şedinţele în plen pot fi: ordinare sau extraordinare, în persoană sau online.
a. Şedinţe ordinare (obişnuite) sînt organizate de cel puţin 2 ori pe lună – în persoană şi în fiecare zi de miercuri la orele 21.00 – online;
b. Şedinţe extraordinare sînt organizate ori de cîte ori este nevoie, la cererea a cel puţin 1/3 din numărul membrilor. Acestea pot fi organizate atît în persoană cît şi online.
2. Covocarea Fondului se face telefonic, prin e-mail sau prin orice alte mijloace, de către secretarul şedinţei cu cel puţin trei zile înaintea şedintelor ordinare şi cu cel puţin o zi înaintea şedinţei extraordinare. În convocarea la şedintă se vor preciza data, ora, locul desfăşurării şi ordinea de zi a acesteia.
3. Anunţarea ordinii de zi a şedinţelor trebuie făcută de către secretarul şedinţei cu două zile înainte de întîlnirea în plen a membrilor.
4. Fondul poate invita la şedinţe persoane din afara Fondului, a căror prezenţă este considerată necesară pentru realizarea activităţii.
5. Şedinţele în plen se desfăşoară în prezenţa majorităţii (50%+1) membrilor. Prezenţa membrilor este obligatorie. În cazul absenţelor nemotivate repetate, Fondul decide sancţionarea membrului respectiv, potrivit prezentului Regulament. În cazul în care un membru nu se poate prezenta la o şedinţă acesta va anunţa telefonic sau prin orice alte mijloace secretarul şedinţei. Nu sînt admise întîrzieri ale membrilor la şedinţe, mai mult de 15 minute.
6. Pentru buna desfăşurare a lucrărilor, la sfîrşitul fiecărei şedinţe în plen, Fondul alege un secretar pentru următoarea şedinţă.
8. Secretarul şedinţei întocmeşte un Proces verbal.
În Procesul verbal se consemnează cele mai importante aspecte ale şedinţei:
– Ziua, data şi locul de desfăşurare;
– Prezenţa (numărul de consilieri prezenţi, numărul absenţilor – motivaţi şi nemotivaţi);
– Ordinea de zi (adică lista subiectelor care urmează a fi discutate);
– Prezentarea, pe scurt, a discuţiilor pe marginea fiecărui subiect, a propunerilor făcute şi a deciziilor adoptate;
– Procesul verbal este semnat de secretarul şedinţei;
9. Şedinţele Fondului sînt publice, cu excepţia cazurilor în care majoritatea membrilor Fondului decid ca şedinţa să se desfăşoară cu uşile închise.
10. Exercitarea dreptului de cuvînt se face prin ridicarea mîinii.

Articolul 15. Şedinţele de comisie
1. Comisiile pe domenii de activitate se întrunesc de cîte ori este nevoie, într-un loc hotărît de comun acord.
2. Convocarea şedinţelor comisiei se face de către preşedintele acesteia, cu cel puţin 3 zile înainte, invitaâia conţinînd în mod obligatoriu şi ordinea de zi a şedinţei.
3. Participarea membrilor la şedinţele comisiei este obligatorie, în caz contrar este sancţionat potrivit prezentului Regulament.
4. Comisia lucrează valabil în prezenţa a 2/3 din numărul membrilor săi.
5. Preşedintele comisiei are următoarele atribuţii:
a. Conduce şedinţele comisiei;
b. Reprezintă comisia în raporturile cu Fondul şi cu celelalte comisii;
c. Propune ca la şedinţele comisiei să participe şi alte persoane, din afara ei, dacă interesele comisiei o cer;
d. Participă la şedinţele altor comisii, dacă proiectele supuse în discuţie sînt de interes comun.
e. Notează prezenţa membrilor comisiei, verifică temeinicia motivelor invocate de membrii absenţi şi raportează Fondului situaţia fiecărui membru sub aspectul prezenţei la activitate;
f. Asigură redactarea actelor (Rapoarte, Procese verbale, etc);
6. Comisiile pe domenii de activitate elaborează proiecte şi decid asupra realizării în practică a acestora. Deciziile comisiilor sînt prezentate în plen, pentru a fi aprobate de Fond.
7. Şedinţele comisiei nu sînt publice. Comisia poate decide ca în discuţiile sale să fie prezente şi alte persoane interesate sau reprezentanţi ai presei. Comisia poate invita să participe la şedinţele sale şi alţi specialişti. La şedinţe au dreptul să participe membrii care au făcut propuneri ce stau la baza lucrărilor acesteia.

V. GRUPUL DE COORDONARE

Articolul 16. Structura grupului de coordonare
1. Grupul de coordonare este constituit din coordonatorul Fondului şi voluntari, care activează ca formatori sau voluntari.

Articolul 17. Coordonatorul
1. Coordonator poate fi orice persoană tînără, sau adultă care acceptă să lucreze în regim de voluntariat şi care este desemnat de organizaţia umbrelă sub care îşi desfăşoară activitatea Fondul.
2. Coordonatorul are următoarele atribuţii:
a. Organizează şi instruieşte membrii noi în problemele privind managementul Fondului şi managementul proiectelor;
b. Veghează şi sprijină Fondul în organizarea structurii interne şi în desfăşurarea unei activităţi eficiente;
c. Facilitează relaţiile dintre membri, donatori, parteneri, persoane fizice şi juridice;
d. Selectează voluntarii în urma unei perioade de probă;
e. Poate propune activităţi spre a fi aprobate de către plenul Fondului;
f. Verifică şi aprobă toate cheltuielile necesare bunei desfăşurări a Fondului;
g. Participă la şedinţele de plen şi la şedinţele pe comisii (nu e obligatoriu);
h. Deţine copii după toate procesele verbale şi prezenţele la şedinţe, precum şi alte documente aprobate într-un dosar care va fi prezentat organizaţiei umbrelă sau a altor solicitanţi;
3. Într-un conflict de interese, coordonatorul devine automat mediator, căutînd (împreună cu părţile aflate în conflict) sau oferind o soluţie acceptabilă pentru ambele părţi;
4. Coordonatorul răspunde de activitatea Fondului în faţa organizaţiei umbrelă şi a altor parteneri care solicită acest lucru.
5. Coordonatorul poate fi schimbat:
a. Cînd persoana dată decide că nu mai poate continua activitatea din motive personale; în acest caz, coordonatorul are obligaţia de a propune un înlocuitor. Înlocuitorul propus devine coordonator cu majoritatea simplă a voturilor exprimate în plenul Fondului;
b. Cînd organizaţia umbrelă consideră că serviciile acestuia nu corespund cu scopul şi obiectivele Consiliului.

Articolul 18. Voluntarii
1. Voluntarii pot fi elevi, studenţi sau alte persoane care îşi oferă serviciile benevol, fără a pretinde în schimb salariu sau alte beneficii materiale.
2. Voluntarii sînt selectaţi de către coordonator, pe o perioadă de timp determinată (nedeterminată) şi în urma unei perioade de probă.
3. În perioada de probă, voluntarii trebuie să demonstreze seriozitate, spirit de colaborare şi responsabilitate în apărarea şi promovarea a drepturilor tinerilor. Dacă voluntarii nu demonstrează aceste aptitudini, coordonatorul are dreptul să refuze serviciile acestora.
4. Absenţele nemotivate (3) ale voluntarilor, precum şi atitudinea necorespunzătoare (de limbaj şi comportament) aduc excluderea acestora.